Procedimientos y criterios para reportar puntos de acceso

febrero 16, 2017

En esta publicación se resumen los procedimientos que se requerirán para  reportar puntos de acceso al Área de Control de Autoridades.

Los procedimientos completos e instrucciones con ejemplos se encuentran en los siguientes enlaces:

Diagrama de flujo Tema.

Diagrama de flujo Nombres.

Presentación Reporte de puntos de acceso

Instrucciones para reportar puntos de acceso.

Formato de reporte Autoridades

Objetivo.

La creación del archivo de reportes de autoridades tiene como objetivo, en primer lugar, uniformar los reportes de puntos de acceso en todo el Departamento de Procesos Técnicos; en segundo lugar, con estos reportes generados por los catalogadores, el área de Control de Autoridades realizará los registros de autoridad que normalicen esos puntos de acceso.

Instrucciones.

Cuando sea necesario reportar un punto de acceso, lo registrará en la plantilla de reportes (archivo local en Excel) que se ha creado para ese objetivo. Cada uno de los supervisores compilará los reportes de su equipo de trabajo y vaciará la información en el drive de Google. Para ello es requisito indispensable tener una cuenta de correo en Google y proporcionar ese correo al responsable de área de Control de Autoridades.
La plantilla de reportes en Excel se encuentra dividida en 8 pestañas, cada una correspondiente a un tipo de punto de acceso: Temas LCSH, Temas originales, Subdivisiones, Personas, Corporativos, Geográficos, Títulos preferidos y Correcciones mx011. Cada pestaña contiene una serie de columnas que deberán ser llenadas por los catalogadores con la información que se solicita en el encabezado. Es muy importante no modificar la plantilla de reportes, ya que ésta debe coincidir con la misma plantilla del drive en Google.

Criterios para reportar

Los criterios para reportar los puntos de acceso son necesarios para controlar el flujo de trabajo en el área de Autoridades. Una cantidad excesiva de puntos de acceso para trabajar conllevaría un rezago permanente en el flujo de trabajo. Los criterios pretenden discriminar aquellos puntos de acceso que no tienen prioridad para normalizarse, dejando como prioritarios aquellos que presenten algún problema y/o dificultad.

Nombres de personas, corporativos, geográficos.

  • Conflicto por homonimia. Se reportarán todos los nombres que tengan algún conflicto de homonimia en LIBRUNAM. La obligación del catalogador es buscar si existe el punto de acceso autorizado en Validator. En caso de existir, registrará tal cual el punto de acceso autorizado en el registro bibliográfico y lo reportará al área de Control de Autoridades. En caso de no existir punto de acceso autorizado en Validator, el catalogador asentará en el registro bibliográfico el punto de acceso.

 

  • Palabras, títulos, fechas, fechas aproximadas, etc. en Validator. Se reportarán todos los nombres que tengan punto de acceso autorizado en Validator y que demás contengan alguna palabra, frase, fecha o fecha aproximada. El catalogador registrará exactamente el punto de acceso autorizado en Validator en el registro bibliográfico.
  • Nombres sin punto de acceso autorizado en Validator. Se reportarán todos los nombres que no tengan punto de acceso autorizado en Validator, aun cuando no exista conflicto en LIBRUNAM.
  • Número de incidencias. Se reportarán aquellos nombres que tengan más de 10 incidencias en LIBRUNAM, aun cuando no exista conflicto en LIBRUNAM.
  • Enriquecimiento. Cuando el catalogador identifique un nombre variante que no exista en Validator y/o un registro de autoridad en la base mx011 lo reportará al área de Control de Autoridades.

 

Temas.

  • LCSH: Se reportarán todos los encabezamientos de materia y subdivisiones de la Biblioteca del Congreso.
  • Originales: Se reportarán temas no existentes en la Biblioteca del Congreso y que sean necesarios incorporar al Catálogo de autoridades.

Correcciones y actualizaciones

  •  Los catalogadores deberán de realizar correcciones ortográficas (errores, altas, bajas, diacríticos) y de codificación en los registros de la base mx010. Los errores identificados en la base mx011 se reportarán al área de autoridades.

 

  • Los catalogadores deberán de crear las estructuras que consideren necesarias en la base mx010, siempre y cuando los elementos que la conforman estén autorizados en el Catálogo de Autoridades. El principal criterio para realizar una nueva estructura será el de mayor cantidad de incidencias, es decir, cuantas más veces se repita una estructura tendrá mayor prioridad. Nota: para distinguir una estructura de un tema, los registros de Validator tienen la etiqueta 667 con la leyenda “Record generated for validation purposes”.

 

  • Los catalogadores deberán reportar todos los temas y nombres que se encuentren en la base mx010 y que sea necesario realizar su registro de autoridad en la base mx011.
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Abreviaturas en las fechas en nombres de personas

agosto 3, 2012

En RDA no se utilizan abreviaturas en la descripción de recursos (apéndice B.4), por lo tanto las siguientes abreviaturas no se usarán en las fechas para un punto de acceso autorizado de nombre de persona:

ca. (circa)

n. (nacimiento)

b. (born)

m. (muerte)

d. (death)

fl. (floreció)

 

A continuación, se presentan ejemplos de los cambios que se han estado llevando a cabo en LIBRUNAM y en el catálogo de autoridades.

 

Dar click en la tabla para verla en mayor tamaño.

cancelación de abreviaturas RDA


En busca de la esencia

junio 17, 2009

 

Como catalogadores conocemos las herramientas y las estructuras para asignar encabezamientos de materia, en ocasiones nos aprendemos de memoria algunos de ellos, sin embargo, ¿cómo llegamos a identificar los temas de los que trata un texto?

Aquí, entonces entran en escena nuestras competencias lingüisticas.     

¿Cómo puede focalizarse la atención en lo importante de un documento sin ponderar mi subjetividad como persona o sin arriesgar la discriminación de ideas esenciales contenidas en el texto original? He encontrado asequible en este cuestionamiento la propuesta del lingüista Teun A. Van Dijk en la aplicación de ciertas reglas que auxilien en la representación y aprehensión de la información semántica de un documento.

Su propuesta incluye tres macrorreglas que denotan distintas etapas de transformación y aprehensión de un texto, estas son:

  • La Supresión, macrorregla en donde se suprime la información innecesaria, trivial o redundante como los encadenamientos de tipo retórico (circunloquios, conectivos retóricos, adjetivación) con el fin de retomar el mensaje del documento, garantizando su comunicabilidad con brevedad y claridad, sin ornamentos discursivos.

 

  • La siguiente macrorregla es la de Generalización, en la que, a partir de una secuencia de proposiciones, se construye una proposición que contenga un concepto derivado de la secuencia de proposiciones, y la proposición así construida sustituye la secuencia original, un ejemplo de esto es la concreción a una lista de objetos  y/o de acciones que se encuentran en el texto, garantizando de esta forma la economía textual.

 

  • La tercera macrorregla se le denomina de Construcción, con esta regla se construye una proposición que denote el mismo hecho denotado por la totalidad de la secuencia de proposiciones original y se sustituye ésta por la nueva proposición, en esta etapa de transformación es necesario preparar la nueva manifestación con coherencia y cohesión discursiva.

Con frecuencia, identificar los temas de un libro se convierte en una tarea compleja que implica procesos cognitivos que se traducen en la competencia textual del que lleva a cabo esta actividad. En la competencia textual del individuo se verifica su capacidad para identificar las oraciones tópicas de un documento.  

 No sin fastidio de repetir la cantaleta perenne de nuestra profesión pero inminente, me arriesgo a hacer una analogía con los procesos que se deben llevar a cabo a la hora de catalogar en donde también se suprime, generaliza y construyen oraciones tópicas, por supuesto, sin tener presentes estos procesos cognitivos de manera consciente. Tal vez sea una analogía no tan pertinente pero en este contexto profesional se presta a la reflexión y para ejemplificar esto, a continuación muestro un ejercicio de identificación y aplicación de dos macrorreglas a partir de la presentación principal de una noticia por Notimex :
 

Texto original:
Organizaciones sociales y sindicales marcharon desde distintos puntos de la capital mexicana hacia el Senado de la República, como parte de las protestas por las reformas a la ley del ISSTE.

Identificación de la macrorregla de Supresión en el cuerpo de la noticia:

Organizaciones sociales y sindicales, marchan en protesta por las reformas a la ley del ISSSTE, aprobadas la víspera en comisiones de la Cámara de Senadores.

Aplicación  de las macrorreglas de Supresión y Generalización:

Marchas al Senado en contra de reformas a la Ley del ISSTE.

Este  ejemplo de introspección de mi competencia textual deja ver los riesgos de no manifestar de una forma discursiva sin un estilo propio, un rápido y esquemático encadenamiento textual pero que puede mostrar la competencia sintética al  asignar temas.  Y que en realidad,  es muy importante al construir un encabezamiento de materia.

El tratamiento de la información es una de las actividades de la profesión en la que es importante reconocer las limitantes y capacidades con las que se cuenta. Si bien en nuestro caso concreto, trabajamos  con otras técnicas, como las que se recomiendan en las reglas de interpretación de la lista de encabezamientos de la Biblioteca del Congreso, no está de más pensar en otras posibilidades que están sustentadas  en el análisis del discurso, SOBRE TODO cuando en nuestra cotidianidad, de antemano sabemos que  podemos encontrar con que el material que estamos catalogando [para los que no saben, el Departamento trabaja con fotocopias de portada, indices, preliminares, etc.] no tiene las páginas completas de los índices!! o que en la web no encontramos ninguna referencia sobre su contenido -claro que esto ya es menos frecuente-, y entonces solo contamos con el título. Un título que puede ser descriptivo, alegórico, poético, etc. 

Ahora, también, ¿lo sintético y organización de nuestras construcciones de encabezamientos de materia realmente auxilian a los usuarios? No soy la primera ni la última en mencionarlo pero sin duda el cuestionamiento a dado lugar a utilizar -a la par de los encabezamientos de materia- otras formas para acercar a los usuarios a lo que buscan: el resumen, la reseña, el etiquetado social [alguien corríjame si el término no es correcto], entre otros en un ambiente de opacs sociales… 

Hace casi un año, en el III Encuentro de Catalogación y Metadatos,  le pedí a un ponente me permitiera subir a este blog la presentación de su ponencia “Los encabezamientos de materia frente a las tecnologías de la información”,  propósito que no había llevado acabo hasta este día.

Y aún con la vergüenza de difundirlo con tanto retraso, solo me permito decir que vale la pena revisarlo pues presenta de una forma concreta algunos de los problemas que debemos hacer frente de alguna manera los que catalogamos. 

Ponencia Encabezamientos de materia


Aviso para uso de sitios arqueológicos

marzo 18, 2009

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