Procedimientos y criterios para reportar puntos de acceso

En esta publicación se resumen los procedimientos que se requerirán para  reportar puntos de acceso al Área de Control de Autoridades.

Los procedimientos completos e instrucciones con ejemplos se encuentran en los siguientes enlaces:

Diagrama de flujo Tema.

Diagrama de flujo Nombres.

Presentación Reporte de puntos de acceso

Instrucciones para reportar puntos de acceso.

Formato de reporte Autoridades

Objetivo.

La creación del archivo de reportes de autoridades tiene como objetivo, en primer lugar, uniformar los reportes de puntos de acceso en todo el Departamento de Procesos Técnicos; en segundo lugar, con estos reportes generados por los catalogadores, el área de Control de Autoridades realizará los registros de autoridad que normalicen esos puntos de acceso.

Instrucciones.

Cuando sea necesario reportar un punto de acceso, lo registrará en la plantilla de reportes (archivo local en Excel) que se ha creado para ese objetivo. Cada uno de los supervisores compilará los reportes de su equipo de trabajo y vaciará la información en el drive de Google. Para ello es requisito indispensable tener una cuenta de correo en Google y proporcionar ese correo al responsable de área de Control de Autoridades.
La plantilla de reportes en Excel se encuentra dividida en 8 pestañas, cada una correspondiente a un tipo de punto de acceso: Temas LCSH, Temas originales, Subdivisiones, Personas, Corporativos, Geográficos, Títulos preferidos y Correcciones mx011. Cada pestaña contiene una serie de columnas que deberán ser llenadas por los catalogadores con la información que se solicita en el encabezado. Es muy importante no modificar la plantilla de reportes, ya que ésta debe coincidir con la misma plantilla del drive en Google.

Criterios para reportar

Los criterios para reportar los puntos de acceso son necesarios para controlar el flujo de trabajo en el área de Autoridades. Una cantidad excesiva de puntos de acceso para trabajar conllevaría un rezago permanente en el flujo de trabajo. Los criterios pretenden discriminar aquellos puntos de acceso que no tienen prioridad para normalizarse, dejando como prioritarios aquellos que presenten algún problema y/o dificultad.

Nombres de personas, corporativos, geográficos.

  • Conflicto por homonimia. Se reportarán todos los nombres que tengan algún conflicto de homonimia en LIBRUNAM. La obligación del catalogador es buscar si existe el punto de acceso autorizado en Validator. En caso de existir, registrará tal cual el punto de acceso autorizado en el registro bibliográfico y lo reportará al área de Control de Autoridades. En caso de no existir punto de acceso autorizado en Validator, el catalogador asentará en el registro bibliográfico el punto de acceso.

 

  • Palabras, títulos, fechas, fechas aproximadas, etc. en Validator. Se reportarán todos los nombres que tengan punto de acceso autorizado en Validator y que demás contengan alguna palabra, frase, fecha o fecha aproximada. El catalogador registrará exactamente el punto de acceso autorizado en Validator en el registro bibliográfico.
  • Nombres sin punto de acceso autorizado en Validator. Se reportarán todos los nombres que no tengan punto de acceso autorizado en Validator, aun cuando no exista conflicto en LIBRUNAM.
  • Número de incidencias. Se reportarán aquellos nombres que tengan más de 10 incidencias en LIBRUNAM, aun cuando no exista conflicto en LIBRUNAM.
  • Enriquecimiento. Cuando el catalogador identifique un nombre variante que no exista en Validator y/o un registro de autoridad en la base mx011 lo reportará al área de Control de Autoridades.

 

Temas.

  • LCSH: Se reportarán todos los encabezamientos de materia y subdivisiones de la Biblioteca del Congreso.
  • Originales: Se reportarán temas no existentes en la Biblioteca del Congreso y que sean necesarios incorporar al Catálogo de autoridades.

Correcciones y actualizaciones

  •  Los catalogadores deberán de realizar correcciones ortográficas (errores, altas, bajas, diacríticos) y de codificación en los registros de la base mx010. Los errores identificados en la base mx011 se reportarán al área de autoridades.

 

  • Los catalogadores deberán de crear las estructuras que consideren necesarias en la base mx010, siempre y cuando los elementos que la conforman estén autorizados en el Catálogo de Autoridades. El principal criterio para realizar una nueva estructura será el de mayor cantidad de incidencias, es decir, cuantas más veces se repita una estructura tendrá mayor prioridad. Nota: para distinguir una estructura de un tema, los registros de Validator tienen la etiqueta 667 con la leyenda “Record generated for validation purposes”.

 

  • Los catalogadores deberán reportar todos los temas y nombres que se encuentren en la base mx010 y que sea necesario realizar su registro de autoridad en la base mx011.
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